PDF-Rechnungen erstellen
Die Rechnungen können als PDF-Dateien ausgegeben werden und manuell
oder automatisch an die Kunden per Email versandt werden. Das erspart
Zeit und Kosten.
Vorbereitung
Die PDF-Dateien werden über die normale Druckausgabe erstellt. Hierbei
wird aber ein spezieller Druckertreiber verwendet der die Druckausgabe
in eine Datei umleitet.
Dieser Treiber und ein virtueller Drucker muss als erstes installiert werden.
Anleitung zu Installation
des PDF-Druckertreibers
Einstellungen im Programm
Mit den folgenden Schritten kann für die betreffenden Kunden die Einstellung
auf die Ausgabe einer PDF-Datei als Rechnung vorgenommen werden.
Schritt |
Vorgehensweise |
1 |
Erstellen
eines eigenen Rechnungsformulars.
Da bei der Rechnungserstellung neben einer PDF-Ausgabe auch
immer noch eine Druckausgabe für weitere Kunden notwendig sein
kann, gibt es die Möglichkeit mit zwei Druckvorlagen zu operieren.
Wobei der Vorlage für die
PDF-Ausgabe der FoxLogic PDF-Writer
als Drucker zugewiesen werden muss!
Zwei getrennte Vorlagen geben auch die Möglichkeit die PDF-Ausgabe
eigens zu gestalten. |
2 |
Eintragen der
neuen Druckvorlage bei der Option PDF-Datei
für Rechnungen:
|
3 |
Anwählen Option
PDF-Datei ausgeben bei den Rechnungsdruck Einstellungen
Damit wird die Druckvorlage für die PDF-Datei verwendet.
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Arbeitsweise und Weiterverarbeitung
Die PDF-Datei wird zuerst im Ausgabeordner
des PDF-Treibers ausgegeben. Der Dateiname ist standardmäßig output.pdf.
Nach erfolgter Ausgabe wird die Datei automatisch umbenannt in rechnung_JJJJ_MM_TT_RCHNR_KNDNR.pdf
JJJJ_MM_TT = Jahr_Monat_Tag des
Erstelldatums
RCHNR = Präfix+Rechnungsnummer;
Präfix: 'R' = Standardrechnung; 'Z' = zu einer Sammelrechnung gehörende
Teilrechnung mit eigenem Numernkreis
KNDNR = Kundennummer
Ist dem Namen ein '~' vorangestellt heißt das, dass die Rechnung mit
dem FoxLogic-Programm versendet wurde !
Hinweis:
Die Dateien werden bei
Rechnungsstornierung oder Löschung nicht mitgelöscht !
Wie bei einer Druckausgabe müssen die Fehlausgaben in den Papierkorb verschoben
werden.